AIにマニュアルを書かせると、実際には行っていない操作が自然な文章で補われることがあります。まず現場の記録を集め、入力にない操作や判断を「要確認」として残す使い方にします。
一回の作業を記録する
開始条件、必要な資料、操作の順序、判断、完成条件、例外時の連絡先を集めます。画面を使う場合は、顧客情報や認証情報が写っていないか確認してから素材にします。
| 記録項目 | 経費集計を例にした確認 |
|---|---|
| 開始条件 | 対象月のデータが確定している |
| 入力 | 担当者が確認した明細表 |
| 手順 | 取り込み、欠損確認、集計、照合 |
| 完成条件 | 明細件数と合計が一致する |
| 例外 | 金額不明なら担当者へ戻す |
これは手順の説明用の例です。自社の承認方法やシステム画面は、実際の運用に置き換えてください。
AIへ渡す指示を限定する
「以下の作業記録だけを使い、開始条件、番号付き手順、確認項目、例外、連絡先に整理してください。記録にない操作や担当者は追加せず、要確認欄にまとめてください」と依頼します。
社内用語は新人が分かる説明を添えます。画面名やボタン名をAIの知識で更新せず、いま使っている画面と照合します。通常手順の途中に例外処理が混ざる場合は、条件を明示して読み分けられるようにします。
作った人以外が一度試す
別の担当者が、マニュアルだけで作業を再現できるかを確認します。止まった箇所、判断が割れた箇所、足りなかった資料を記録し、原稿へ戻します。文章が読みやすいことと、作業が再現できることは別の確認です。
管理欄には対象業務、版、更新担当、確認日、次に見直す条件を残します。未確認の操作は完成済みの手順に混ぜず、引継ぎ時にまとめて渡します。AIの定着と引継ぎも参考にしてください。
現場メモを、操作と判断の表にする
以下は架空の経費集計メモです。「エラーを直す」と書くだけでは、何を直してよいか伝わりません。
毎月、確認済み明細を取り込む。
金額が空欄の行は入力担当へ戻す。推測で0円にしない。
重複候補は元資料で確認してから扱いを決める。
集計後、元の明細件数と金額合計を照合する。
| 手順 | 操作 | 止める条件 | 完了の確かめ方 |
|---|---|---|---|
| 1 | 対象月と明細の版を確認 | 対象月・確定状態が不明 | 入力一覧の対象と一致 |
| 2 | 空欄・重複候補を抽出 | 処理方法が未決定 | 保留行と担当が記録される |
| 3 | 確認済み行を集計 | 差額の理由を説明できない | 明細との件数・合計照合 |
AIには「素材にない画面名・ボタン名・操作は補わず、追加で聞く質問にする」と指定します。画面が変わったときの見直し担当も決めておくと、古い操作を次の担当者へ渡し続けることを防げます。
完成後は作成者以外が、説明を受けずに一件を処理します。止まった箇所を「理解不足」と片付けず、前提、手順、判断条件、連絡先のどこが不足したかを書き戻します。この試験例は実機の操作検証を代替するものではありません。
研修準備のマニュアルに使う記入テンプレート
経費集計以外でも、作業・判断・例外を分ける方法は使えます。次は法人研修の準備を別担当へ引き継ぐ架空例です。実際の顧客・画面・運用実績を表すものではありません。
業務名：受講案内を送る前の準備
開始条件：研修日と対象者一覧が責任者により確認されている
入力資料：開催要項の正本／対象者一覧／承認済みの案内文
①開催要項の版と研修日を照合する
②対象者の重複・連絡先の不足を確認する
③承認済みの案内文へ、確認済みの開催条件を入れる
④責任者へ宛先一覧と案内文を一緒に確認依頼する
完成条件：案内文・宛先・日時が同じ版で確認されている
止める条件：日程が資料間で異なる／連絡先が不明／承認者が不在
確認先：研修運営責任者。代行者は実際の体制で指定する
今回の範囲外：メールの一斉送信、対象者の自動追加
版・確認日・更新担当：実際に確認した情報を記入するAIには、この記録から「手順／使う資料／人が判断する条件／止めた場合の確認先」を表にさせます。「開催要項を確認する」だけでは、版を見るのか日程を見るのかが伝わらないため、照合する項目まで残します。
新人が途中で止まったら、どこを書き直しますか？
試した箇所を「手順②で連絡先の不足を発見したが、誰へ戻すか分からない」のように記録します。この場合は操作説明を増やすより、確認先と戻す情報を補います。実際の送信は行わず、送信前の確認済み状態までを再現して確かめる方法もあります。
繰り返し出る質問は根拠付きのFAQへ、作業そのものの変更はマニュアルの正本へ戻します。試行時間は準備・確認まで含む記録表で測れます。
一件の作業記録から、AIを使った手順書づくりを相談できます。