プロンプトとは？仕事で使える書き方と3つの例文

この記事で扱うプロンプトは、文章を扱う生成AIに渡す質問や指示、回答の材料となる情報です。「この文章を要約して」もプロンプトですが、仕事で使うなら、誰が何に使う文章なのかまで伝えると、確認や修正がしやすくなります。

この記事では、文章を扱う生成AIを想定して、プロンプトの組み立て方と、会議・メール・記事の下書きに使う例を紹介します。例文は説明用に作ったもので、特定サービスでの実行結果や顧客事例ではありません。

プロンプトには、依頼と材料を入れる

「よい提案書を作って」だけでは、読み手、提案する商品、相手の要望が伝わりません。AIが知らない事情を、長い役割設定だけで補うこともできません。

Google Cloudの公式資料も、目的・指示・背景情報・出力形式などをプロンプトの構成要素として挙げ、結果を試しながら改善することを説明しています。Google Cloudのプロンプト設計資料

業務で最初に書く項目は、次の五つで十分です。

これらはTech.stが業務の依頼を整理するために提案する書式です。必ず五項目に分けなければ動かない、という技術上の決まりではありません。

例1：会議メモを、確認できる表にする

次の架空メモを使います。

運営担当：参加者向けの案内文は水曜までに私が作ります。
会場担当：会場の空きは確認できましたが、予約はまだです。
責任者：必要な席数を集計してから会場を予約します。集計日はまだ未定です。

依頼文は、短くても必要な条件をそろえられます。

以下の会議メモから、次回までに確認する作業を整理してください。
「作業／担当／期限／前提条件／根拠となる発言」の表にします。
明言されていない担当と期限は「未確認」と記載してください。
前提が決まるまで始められない作業は、その条件を残してください。
水曜が何月何日かは、日付情報がないため推測しないでください。

【会議メモ】
ここに、利用が認められたメモを貼ります。

確認例は次のとおりです。これは期待する整理の例で、特定サービスの実行結果ではありません。

席数を集計する担当者は明言されていないため、発言者をそのまま担当にしません。責任者に担当と集計日を確認します。

空きが確認できたことを「予約済み」に変えず、席数の集計と予約の順番が残っているかを見ます。詳しい整理例はAI議事録から担当・期限を整理する方法で確認できます。

例2：長いメールを、相手が返しやすい文章にする

以下のメールの下書きを、用件が先に伝わる文章に直してください。
読み手：すでに一度打ち合わせをした担当者。
今回お願いすること：資料の送付時期を教えてもらうこと。
残す情報：資料名、必要な理由、こちらの希望日。
変えないこと：確定していない日程を約束にしない。
新しい実績、価格、相手の事情は加えないでください。
本文案と、私が確認する不明点を分けて出してください。

「自然に」「丁寧に」だけでなく、相手との関係と返答してほしい内容を渡します。送信先や実名などは、利用するAIに入力してよい情報かを先に確認してください。本文の生成と実際の送信は、別の作業として扱います。

例3：自社資料から記事の構成を作る

以下の自社資料から、初めて導入を検討する担当者向けの記事構成を作ります。
読者が知りたいこと：対象業務、必要な準備、導入後に担当する仕事。
出力：見出し案／その節で答える質問／使う資料の箇所／追加取材が必要な点。
資料にない効果や顧客事例は作らないでください。
根拠が足りない節は、文章で埋めず取材質問を残してください。

最初から完成原稿を求めず、見出しと資料の対応を確認すると、裏付けのない説明に早く気付けます。自社資料から記事を作成する手順もあわせて使えます。

期待と違う回答が出たときの直し方

変更は一か所ずつ試し、同じ材料で結果を比べます。プロンプトが改善しても、資料そのものが古い、正解を判断する人がいない、といった問題は別に残ります。

社内で使うなら、例文だけを配らない

よく使う依頼文には、用途、入力してよい情報、完成例、人が確認する項目を添えます。担当者が変わっても同じ仕事を始められるようにするためです。入力の範囲は生成AIの社内利用ルールとそろえます。

自社の仕事に合うプロンプトを整えたい場合は、今の下書きと「いつも直している箇所」を、機密を含めない形で整理して業務へのAI活用を相談してください。