AIの文章を自社らしい文体にする｜見本から編集ルールを作る方法

AIへ「自社らしく書いて」と頼んでも、その言葉の意味が伝わっていなければ、丁寧な一般文になりがちです。文体をそろえるには、自社が実際に使っている文章から、観察できるルールを取り出します。

雰囲気を表す形容詞だけでなく、一文の長さ、用語の選び方、結論の位置、具体例の使い方を示します。文体を合わせることと、事実を追加することは分けます。

見本は用途をそろえて選ぶ

記事、採用案内、営業メールでは、同じ会社でも話し方が異なります。作りたい文章に近い用途の見本を数本選びます。

古い料金や非公開の顧客情報を含む見本は、そのまま使わず整理します。AIには表現上の特徴だけを参考にさせ、内容の事実を新しい原稿へ転用させないようにします。

ルールは多くしすぎず、実際に直したい癖から選びます。すべての文を同じ長さへそろえるような機械的な指定は、かえって読みづらくなる場合があります。

以下は、資料整理と提案準備の支援を提供すると確認済みの架空会社の例です。修正前が「多様な課題を解決し、業務の最適化を推進します」なら、何をする会社かが見えません。

修正後は「担当者が毎回探している資料を確認し、提案の下書きに使う資料と確認手順を決めます」のように、対象の仕事を説明します。後の文章は表現を具体化していますが、未確認の成果を追加していません。

あなたは文体を整える編集担当です。見本の文章と直したい原稿を読んでください。
出力1：語彙・文の長さ・説明順・具体例から観察した編集ルールを5つ以内
出力2：ルールに沿う改稿／変更理由／意味や条件の再確認が必要な箇所
見本中の実績や数値を新原稿へ転用せず、元原稿の意味を保って直してください。

出てきたルールが、自社で意図しているものかを確認します。見本にたまたま含まれた癖まで標準にしないようにします。

「この表現は違う」とだけ返すより、「相手の課題を断定している」「仕事の説明がなく抽象的」「価格条件が省かれた」と理由を残します。同じ指摘が繰り返されるなら、文体ルールや入力資料へ反映します。

文章の個性は、語尾の統一だけでは決まりません。何を具体的に説明し、どこまで約束し、どんな疑問に答えるかにも表れます。制作後は文体と事実を別々に確認してください。記事の制作手順はAI記事作成ガイドにまとめています。

「親しみやすく」と指示した結果、提供できない無料対応を足したり、曖昧だった納期を約束したりすると、文体の変更を超えています。変更してよい範囲を分けておきます。

編集前後を比べ、数値、対象、条件、約束が増減していないかを確認します。よい言い換えを見本へ採用するときも、「この文章の事実が確認済み」という条件を一緒に残すと、別の記事へ誤って転用するのを防ぎやすくなります。

編集者によって文章の直し方が違う場合は、見本と修正例をそろえて自社の文体を生かした記事運用を相談できます。