定例会議の議事録をAIで比較する｜前回からの変更と未完了を追う

毎週の議事録を別々に要約していると、同じ話題が何度出たか、何が変わったかを見失うことがあります。AIで比較するときは、文章の違いより、案件ごとの状態の変化を見るようにします。

前回と今回の記録に、同じ案件を見分ける名前やIDを置くと照合しやすくなります。表記が似ているだけで、別の案件を統合しないことも必要です。

比較の単位を案件にする

架空のサイト改修会議で「FAQ更新」という議題が続いているとします。前回は原稿作成中、今回は責任者の確認待ちなら、作業は進んでいます。しかし、今回の議事録に言及がないだけなら、完了とは判断できません。

「今回出てこなかった項目」を、静かに消さないことが差分管理のポイントです。

継続・変更・追加・完了・不明を分ける

状態の種類を決めておくと、会議ごとに表現が揺れても整理できます。完了には、誰が何を確認したかという根拠を付けます。

期限が変わった場合は、新しい日だけでなく、前の日と変更理由を残します。過去の予定を消すと、後から遅れの原因を確認できません。ただし、日付が変わったことだけで担当者の責任を断定しないようにします。

AIへ渡す二つの記録

前回と今回の会議日、案件の対応表、必要なら途中の更新記録を渡します。途中でメール等により決まったことがあるなら、その記録も根拠として示します。

あなたは定例会議の記録担当です。前回と今回の議事録を案件ごとに比較してください。
出力：案件ID／前回の状態／今回の状態／継続・変更・追加・完了・今回未確認／根拠／次の確認
同じ案件か不明な表記は対応候補として別表へ残し、確認後に統合します。
発言がないことだけを理由に、完了や期限変更にしないでください。

出力後に、誤って対応づけられた案件がないかを人が確認します。新旧の略称や、似た名前の案件に注意します。

次回の議題へ変える

未完了の項目をそのまま全て次回へ持ち越すと、会議が長くなります。期限が近い、判断待ちで他の仕事が止まる、前提が変わった、といった項目を優先します。

担当者へ事前に状況を確認できるものは、会議前に更新します。会議では、状況報告の読み上げより、判断が必要な点を扱うようにします。

履歴と現在の状態を分けて残す

現在の対応表は最新状態がすぐ分かるようにし、過去の会議記録は履歴として保管します。最新表を直したからといって、過去に合意した事実を上書きしないようにします。担当・期限を整理するガイドと組み合わせると、定例会議の後も作業を追いやすくなります。

言及がない案件を、完了にしない

定例会議では、前回の宿題が今回の発言に出ないことがあります。AIへ「今回の議事録だけで一覧を更新」と頼むと、未完了の項目が消えることがあるため、前回の状態を入力に含めます。

架空の例ですが、同じ案件IDで時点ごとの記録を結び付ける考え方は共通です。前回の値をそのまま現在の事実として表示せず、いつの確認かを示します。変更した理由と未確認点を残してから、次の会議で聞く項目へ変えます。

定例会議で前回の宿題を毎回探すなら、案件IDと記録の置き場所を整理して議事録の差分管理を相談してください。