生成AIの社内利用率が上がらないとき｜使わない理由を仕事から調べる

アカウントを配ったのに使う人が増えないとき、追加研修を決める前に、誰がどの仕事で使う想定だったかを確認します。全社員のログイン率だけでは、利用しない理由が分かりません。

毎日文章を作る人と、月に一度だけ対象業務が発生する人を、同じ利用回数で評価すると実態を見誤ります。利用を促す数字は、業務の頻度と一緒に見る必要があります。

対象業務・対象者・期間を決めて利用率を計算する

架空の会社で社員30人のうち、対象業務を担当する人が10人、今月その業務が発生した人が8人、実際にAIで試した人が5人だったとします。

全社員に対する利用者の割合は5/30＝約16.7％、その月に対象業務が発生した人の利用率は5/8＝62.5％です。何を分母にしたかで意味が変わるため、両方に対象と期間を添えます。

まず、対象の業務を一つに絞ります。件数の集計がすでにあればその記録を使い、なければ担当者へ対象期間を指定して聞きます。

聞き取りは「対象期間にこの業務があったか」「何件あったか」「AIを使った件数」「使わなかった理由」を一組にします。未回答者を業務なし・利用なしへ振り替えず、回答数も残します。

先ほどの例なら、対象者10人の全員から回答を得たうえで、業務あり8人、AI利用あり5人と集計します。人数の利用率5/8と、全業務件数に対するAI利用件数の割合は別の指標です。改善の前後では、同じ問い方と期間で集めます。

使わなかった理由を、選択肢と具体例で聞く

「興味がない」という回答でも、実際には操作を試す時間がない場合があります。理由を一つ決めつけず、直近で使おうとした場面を聞くと改善点が具体的になります。

利用回数と、使える結果を分ける

ログインや生成の回数が増えても、仕事で採用できたとは限りません。試した件数、出力を使った件数、修正にかかった時間を分けます。

架空の観察では、同じ一件を何度も生成し直したため、利用回数だけが多くなることもあります。その場合は利用促進より、入力資料や指示の修正が先です。利用者に回数だけを目標として求めると、確認の負担を見落としやすくなります。

改善は一つの場面で試す

たとえば「会議後のメモ整理で、入力例が見つからない」という声があれば、その業務の共有場所に素材例と指示を置きます。次の会議で使えたか、どの箇所を直したかを確認します。

改善前後を比べる期間も、業務が発生する頻度に合わせます。月次業務を一週間で評価したり、休暇の多い期間と通常期を単純比較したりしないようにします。

広げる前に、支援の負担を確かめる

利用者が増えるほど質問も増える場合があります。操作の質問は手順へ、資料の誤りは管理者へ、業務判断は責任者へ戻すなど、相談先を整理します。

利用率は改善の入口です。最終的には、担当者が仕事で使えることと、確認する側も続けられることを確かめます。AI定着の振り返りと引継ぎに記録の基本をまとめています。

研修後の「使えなかった場面」を聞く記入票

研修を受けたかどうかに加え、実際の仕事で止まった場所を聞きます。次の書式は、利用者の意欲を採点するためではなく、業務の条件を直すためのものです。

対象期間：
対象業務：例・商談メモから提案骨子を作る
期間内にこの業務はあったか：あり／なし／未回答
業務の件数：　件（記録値／概数）
AIで試した件数：　件
仕事で採用した件数：　件
直近で止まった工程：資料探し／入力／出力確認／修正／保存
その場面で起きたこと：
次回そろえるもの：入力例／利用可否の判断／確認者／保存手順
改善の担当と、次に業務が発生する時期：
改善後に確かめること：

架空の聞き取りで「提案骨子を作ろうとしたが、どの料金表を入力してよいか分からず止まった」と分かったなら、先に最新版の置き場と入力可否の確認先を決めます。プロンプト講座を追加するだけでは、この停止理由は解消しません。

利用率が上がれば、導入は成功ですか？

利用者が増えても、確認担当の負担や再生成が増えた可能性があります。利用した人数、業務に採用した件数、確認・修正時間を別々に見てください。未回答の人を未利用へ置き換えず、対象期間に業務が発生したかを添えて比較します。

入力条件が整ったら実業務に近い研修課題で再試行し、継続の担当・質問先は定着と引継ぎの手順へ残します。

利用が伸びない業務が分かったら、件数と使わなかった理由をもとにAI活用の見直しを相談できます。利用者数だけでなく、仕事で採用できる結果を増やすための条件を整理します。